Programa de facturaci贸n 驴Para qu茅 sirve?

El programa de facturaci贸n consiste en un software inform谩tico que ayuda a gestionar y controlar el env铆o y recepci贸n de facturas de bienes y servicios entre aut贸nomos y empresas.

Un聽programa de facturaci贸n聽es, fundamentalmente, un software de gesti贸n en las facturas de ventas y compras, adem谩s de controlar otros documentos que acreditan la realizaci贸n de una transacci贸n comercial.

Podemos encontrar diferentes tipos de聽programas de facturaci贸n聽seg煤n tus necesidades y las de tu empresa, si eres aut贸nomo, pyme o gran empresa.

Caracter铆sticas b谩sicas de un programa de facturaci贸n

Tanto si eres aut贸nomo como si tienes una peque帽a o gran empresa, toda la actividad econ贸mica tiene que estar documentada siempre por motivos fiscales y contables.

Y como bien sabemos, la factura es el 煤nico documento con legalidad que justifica todo tipo de intercambios de bienes y servicios. Por lo tanto, como documento legal y que justifica la actividad econ贸mica es la factura.

Los diferentes softwares de facturaci贸n incluyen聽plantillas de factura聽en la que se abordan todos los contenidos que esencialmente debe tener y que as铆 lo dice la ley en base a la normativa de聽facturaci贸n.

Los contenidos esenciales son:

猞 N煤mero de factura.
猞 Fecha de emisi贸n (y fecha de operaciones cuando no coincida con la fecha de expedici贸n).
猞 Datos del emisor: nombre o raz贸n social, NIF o CIF y direcci贸n.
猞 Datos del receptor (cliente): nombre o raz贸n social, NIF o CIF y direcci贸n.
猞 Descripci贸n de las operaciones: bienes o servicios que se ofrecen con su correspondiente precio unitario antes de impuestos y n煤mero de unidades para que se pueda calcular la聽base imponible聽correctamente.
猞 El tipo impositivo (IVA y, en caso de aut贸nomos, IRPF)
猞 La聽cuota tributaria.
猞 Importe final.

Un programa de facturaci贸n tiene que incorporar, adem谩s, otros diferentes elementos en la factura para poner en manifiesto la profesionalidad del aut贸nomo o empresa:
猞 Dise帽o de factura.
猞 Firma.

El dise帽o de la factura no solo es un instrumento hace que siga una est茅tica buena, sino que debe ser algo flexible para que podamos modificar parcialmente su estructura en plantilla sin que suponga una alteraci贸n los contenidos estrictamente obligatorios.

Podremos modificar unos cuantos elementos e introducir otros que sean de nuestro inter茅s sin dejar de lado la informaci贸n obligatoria.

Funcionalidades de un programa de facturaci贸n

Podemos encontrar muchos聽softwares de facturaci贸n online. Pero, 驴para qu茅 sirven?, 驴podemos utilizarlos si somos aut贸nomo o est谩n m谩s enfocados a las grandes empresas?

Con el paso de los a帽os la聽gesti贸n de la facturaci贸n聽se ha hecho mucho m谩s profesional, estandarizada y automatizada. Esto quiere decir, que aprovechamos la tecnolog铆a cloud a nuestro favor, con la finalidad de profesionalizar nuestra empresa y poder crear, almacenar y clasificar nuestras facturas en la nube de manera muy sencilla.

Adem谩s, emisi贸n de la factura鈥parte de la emisi贸n de facturas, un software de facturaci贸n tambi茅n nos permite gestionar otros importantes elementos para la facturaci贸n de un aut贸nomo:

猞 El registro de los gastos, ya sean de facturas de proveedores, tickets de compra, recibos, etc.
猞 Sistema OCR聽para reconocer y registrar autom谩ticamente la informaci贸n esencial de los documentos de gastos.
猞 La lista de clientes y proveedores.
猞 CRM de clientes.
猞 La emisi贸n de presupuestos y albaranes.
猞 La emisi贸n de facturas en otros idiomas.
猞 La emisi贸n de聽facturas multidivisa.
猞 El env铆o de recordatorios de facturas impagadas.
猞 Emisi贸n de facturas de abono, ya sean notas de cr茅dito o facturas rectificativas.

El fin que tenemos por objetivo con todas esas funciones es poder centralizar, controlar y procesar toda la informaci贸n en lo que se refiere al negocio, pues no puede haber ninguna factura posible que no est茅 relacionada con un cliente o un proveedor. Es decir, la actividad empresarial se refleja en las facturas.

De esta manera, los softwares de facturaci贸n garantizan una visi贸n global y general de la actividad econ贸mica de la empresa: ventas, compras, clientes, proveedores, impuestos, etc.

Programa de facturaci贸n y contabilidad

La聽contabilidad聽es un aspecto muy serio y algo dif铆cil de llevar en el sistema de la facturaci贸n. Por esta raz贸n, desglosamos que todos los programas de facturaci贸n tienen a su alcance diferentes m贸dulos contables o聽programas de contabilidad que permiten controlar la contabilidad de forma segura.

La categorizaci贸n contable de los gastos es uno de los objetivos que se busca con el programa de contabilidad. Este control junto con el registro de los ingresos, nos ofrece el conocimiento de la elaboraci贸n autom谩tica de informes contables como el聽balance de situaci贸n聽o la聽cuenta de p茅rdidas y ganancias.

Estos informes contables permiten llevar un mejor control sobre el patrimonio empresarial, es decir, el balance de situaci贸n, as铆 como de los beneficios que percibe la empresa y los gastos que tiene al finalizar el ciclo contable.

o podemos ver mejor consider谩ndolo como aquello para lo que, para un profesional o empresario se reduce en un mayor control del negocio, cosa que ayuda a tomar decisiones de forma objetiva y racional.

Programa de facturaci贸n en la nube

Los mejores programas de facturaci贸n y los m谩s avanzados se ofrecen desde y en la nube. Esto ha sido posible gracias a un mejor uso de las herramientas que las empresas tienen y al avance tecnol贸gico.

Los programas en la nube o聽cloud computing聽nos ofrece la posibilidad de trabajar v铆a internet desde diferentes terminales o dispositivos.

Lo cual ahorra al usuario tener que hacer frente a distintos inconvenientes como por ejemplo: la falta de espacio en el disco duro o actualizaciones que nos llevan demasiado tiempo o bien sorpresas desagradables como la p茅rdida de informaci贸n.

Programa de facturaci贸n en el m贸vil


La aparici贸n de la telefon铆a m贸vil, el smartphone聽o tel茅fono inteligente, ha revolucionado la gesti贸n de los negocios y ya forma parte de un importante elemento en ella. Se considera como un elemento muy importante para la gesti贸n del negocio.

Los programas de facturaci贸n m谩s avanzados ofrecen聽apps para m贸viles聽y tabletas (iOS y Android), que permiten facturar en l铆nea y acceder en cualquier momento a la informaci贸n de facturaci贸n y otros datos que han sido registrados dentro del software de facturaci贸n.

La evoluci贸n y el desarrollo de estos dispositivos, as铆 como su extendido uso para la gesti贸n de los negocios, obliga de alguna manera a los programas de facturaci贸n a ser flexibles y adaptarse a las condiciones. Eso har谩 que cada vez sean una herramienta m谩s 谩gil, r谩pida y segura.

驴Podemos encontrar programas de facturaci贸n gratis?

S铆, no obstante, aunque encontramos diferentes聽programas de facturaci贸n gratis, es cierto que en ocasiones nos vienen con un registro de facturas limitado.

Adem谩s, la informaci贸n que dejes en ese programa es dif铆cilmente exportable a otro programa. O bien tienes la posibilidad de haberlo probado, estar contento con 茅l y contratar el plan de pago de ese software.

De esta manera no tendr谩s dificultad a la hora de exportar la informaci贸n y todo quedar谩 grabado en la nube de ese software.

Nuestro consejo es que en cualquier caso que no vayas a por un programa sencillamente porque sea gratuito. Si te resulta 煤til y funcional es el tuyo, no importa que sea gratis.

Pero ten en cuenta su utilidad y para qu茅 lo utilizas. De todas maneras, los softwares de facturaci贸n son muy f谩ciles de pagar ya que suelen ser pagos mensuales y no es algo costoso.

Tipos de programas de facturaci贸n

Podemos encontrar distintos tipos de聽programa de facturaci贸n聽que van a depender en funci贸n de las necesidades que tenga tu empresa. Si eres aut贸nomo o una peque帽a empresa te interesar谩 un聽software de facturaci贸n聽sencillo y f谩cil de usar que se adapte a tu negocio.

Si por el contrario eres una gran empresa encontrar谩s distintos tipos de herramientas con funcionalidades mucho m谩s amplias.

驴C贸mo crear tus facturas con un programa de facturaci贸n?

Los聽programas de facturaci贸n聽nos ayudan a聽gestionar la facturaci贸n de la empresa聽de una manera r谩pida y eficiente as铆 como de forma sencilla.

Como ya hemos visto en este art铆culo, encontramos muchas聽ventajas a la hora de utilizar聽programas de facturaci贸n聽y una de ellas es la聽automatizaci贸n de la emisi贸n de facturas.

Los聽programas de facturaci贸n聽tambi茅n podemos personalizar la factura聽eligiendo la聽plantilla de factura聽que m谩s nos guste o que vaya con nuestra empresa.

Una vez hemos seleccionado la plantilla de c贸mo ser谩 la聽factura聽podemos hacerla a nuestro gusto a帽adiendo por ejemplo, el logo de la empresa.

El paso siguiente es emitir la informaci贸n que tiene que tener precisamente la聽factura, para llevar a cabo esto tenemos que completar los聽requisitos que tiene una factura:
猞 Datos fiscales de la empresa
猞 Datos fiscales del receptor de la factura
猞 Concepto
猞 Importe de la operaci贸n
猞 Tipo de IVA
猞 Forma de pago

Estos campos siempre van a estar predefinidos en el聽sistema de facturaci贸n,聽por lo que, seleccionando el cliente, los servicios o el modo de pago estar谩 hecho ya que esos datos ya se encuentran ubicados en la base de datos del sistema.

M谩s utilidades de los programas de facturaci贸n

Ya hemos visto algunas de las m谩s importantes funciones de los programas de facturaci贸n, pero encontramos algunas m谩s a modo de conclusi贸n. En funci贸n del tipo de programa de facturaci贸n聽que utilices puedes poder hacer cosas mucho m谩s espec铆ficas.

Por ejemplo, podr谩s adem谩s de gestionar la contabilidad de la empresa y聽emitir facturas, pero tambi茅n adicionalmente crear聽presupuestos,聽albaranes聽y聽贸rdenes de compra.