El programa de facturación consiste en un software informático que ayuda a gestionar y controlar el envío y recepción de facturas de bienes y servicios entre autónomos y empresas.
Un programa de facturación es, fundamentalmente, un software de gestión en las facturas de ventas y compras, además de controlar otros documentos que acreditan la realización de una transacción comercial.
Podemos encontrar diferentes tipos de programas de facturación según tus necesidades y las de tu empresa, si eres autónomo, pyme o gran empresa.
Características básicas de un programa de facturación
Tanto si eres autónomo como si tienes una pequeña o gran empresa, toda la actividad económica tiene que estar documentada siempre por motivos fiscales y contables.
Y como bien sabemos, la factura es el único documento con legalidad que justifica todo tipo de intercambios de bienes y servicios. Por lo tanto, como documento legal y que justifica la actividad económica es la factura.
Los diferentes softwares de facturación incluyen plantillas de factura en la que se abordan todos los contenidos que esencialmente debe tener y que así lo dice la ley en base a la normativa de facturación.
Los contenidos esenciales son:
⦁ Número de factura.
⦁ Fecha de emisión (y fecha de operaciones cuando no coincida con la fecha de expedición).
⦁ Datos del emisor: nombre o razón social, NIF o CIF y dirección.
⦁ Datos del receptor (cliente): nombre o razón social, NIF o CIF y dirección.
⦁ Descripción de las operaciones: bienes o servicios que se ofrecen con su correspondiente precio unitario antes de impuestos y número de unidades para que se pueda calcular la base imponible correctamente.
⦁ El tipo impositivo (IVA y, en caso de autónomos, IRPF)
⦁ La cuota tributaria.
⦁ Importe final.
Un programa de facturación tiene que incorporar, además, otros diferentes elementos en la factura para poner en manifiesto la profesionalidad del autónomo o empresa:
⦁ Diseño de factura.
⦁ Firma.
El diseño de la factura no solo es un instrumento hace que siga una estética buena, sino que debe ser algo flexible para que podamos modificar parcialmente su estructura en plantilla sin que suponga una alteración los contenidos estrictamente obligatorios.
Podremos modificar unos cuantos elementos e introducir otros que sean de nuestro interés sin dejar de lado la información obligatoria.
Funcionalidades de un programa de facturación
Podemos encontrar muchos softwares de facturación online. Pero, ¿para qué sirven?, ¿podemos utilizarlos si somos autónomo o están más enfocados a las grandes empresas?
Con el paso de los años la gestión de la facturación se ha hecho mucho más profesional, estandarizada y automatizada. Esto quiere decir, que aprovechamos la tecnología cloud a nuestro favor, con la finalidad de profesionalizar nuestra empresa y poder crear, almacenar y clasificar nuestras facturas en la nube de manera muy sencilla.
Además, emisión de la factura…Aparte de la emisión de facturas, un software de facturación también nos permite gestionar otros importantes elementos para la facturación de un autónomo:
⦁ El registro de los gastos, ya sean de facturas de proveedores, tickets de compra, recibos, etc.
⦁ Sistema OCR para reconocer y registrar automáticamente la información esencial de los documentos de gastos.
⦁ La lista de clientes y proveedores.
⦁ CRM de clientes.
⦁ La emisión de presupuestos y albaranes.
⦁ La emisión de facturas en otros idiomas.
⦁ La emisión de facturas multidivisa.
⦁ El envío de recordatorios de facturas impagadas.
⦁ Emisión de facturas de abono, ya sean notas de crédito o facturas rectificativas.
El fin que tenemos por objetivo con todas esas funciones es poder centralizar, controlar y procesar toda la información en lo que se refiere al negocio, pues no puede haber ninguna factura posible que no esté relacionada con un cliente o un proveedor. Es decir, la actividad empresarial se refleja en las facturas.
De esta manera, los softwares de facturación garantizan una visión global y general de la actividad económica de la empresa: ventas, compras, clientes, proveedores, impuestos, etc.
Programa de facturación y contabilidad
La contabilidad es un aspecto muy serio y algo difícil de llevar en el sistema de la facturación. Por esta razón, desglosamos que todos los programas de facturación tienen a su alcance diferentes módulos contables o programas de contabilidad que permiten controlar la contabilidad de forma segura.
La categorización contable de los gastos es uno de los objetivos que se busca con el programa de contabilidad. Este control junto con el registro de los ingresos, nos ofrece el conocimiento de la elaboración automática de informes contables como el balance de situación o la cuenta de pérdidas y ganancias.
Estos informes contables permiten llevar un mejor control sobre el patrimonio empresarial, es decir, el balance de situación, así como de los beneficios que percibe la empresa y los gastos que tiene al finalizar el ciclo contable.
o podemos ver mejor considerándolo como aquello para lo que, para un profesional o empresario se reduce en un mayor control del negocio, cosa que ayuda a tomar decisiones de forma objetiva y racional.
Programa de facturación en la nube
Los mejores programas de facturación y los más avanzados se ofrecen desde y en la nube. Esto ha sido posible gracias a un mejor uso de las herramientas que las empresas tienen y al avance tecnológico.
Los programas en la nube o cloud computing nos ofrece la posibilidad de trabajar vía internet desde diferentes terminales o dispositivos.
Lo cual ahorra al usuario tener que hacer frente a distintos inconvenientes como por ejemplo: la falta de espacio en el disco duro o actualizaciones que nos llevan demasiado tiempo o bien sorpresas desagradables como la pérdida de información.
Programa de facturación en el móvil
La aparición de la telefonía móvil, el smartphone o teléfono inteligente, ha revolucionado la gestión de los negocios y ya forma parte de un importante elemento en ella. Se considera como un elemento muy importante para la gestión del negocio.
Los programas de facturación más avanzados ofrecen apps para móviles y tabletas (iOS y Android), que permiten facturar en línea y acceder en cualquier momento a la información de facturación y otros datos que han sido registrados dentro del software de facturación.
La evolución y el desarrollo de estos dispositivos, así como su extendido uso para la gestión de los negocios, obliga de alguna manera a los programas de facturación a ser flexibles y adaptarse a las condiciones. Eso hará que cada vez sean una herramienta más ágil, rápida y segura.
¿Podemos encontrar programas de facturación gratis?
Sí, no obstante, aunque encontramos diferentes programas de facturación gratis, es cierto que en ocasiones nos vienen con un registro de facturas limitado.
Además, la información que dejes en ese programa es difícilmente exportable a otro programa. O bien tienes la posibilidad de haberlo probado, estar contento con él y contratar el plan de pago de ese software.
De esta manera no tendrás dificultad a la hora de exportar la información y todo quedará grabado en la nube de ese software.
Nuestro consejo es que en cualquier caso que no vayas a por un programa sencillamente porque sea gratuito. Si te resulta útil y funcional es el tuyo, no importa que sea gratis.
Pero ten en cuenta su utilidad y para qué lo utilizas. De todas maneras, los softwares de facturación son muy fáciles de pagar ya que suelen ser pagos mensuales y no es algo costoso.
Tipos de programas de facturación
Podemos encontrar distintos tipos de programa de facturación que van a depender en función de las necesidades que tenga tu empresa. Si eres autónomo o una pequeña empresa te interesará un software de facturación sencillo y fácil de usar que se adapte a tu negocio.
Si por el contrario eres una gran empresa encontrarás distintos tipos de herramientas con funcionalidades mucho más amplias.
¿Cómo crear tus facturas con un programa de facturación?
Los programas de facturación nos ayudan a gestionar la facturación de la empresa de una manera rápida y eficiente así como de forma sencilla.
Como ya hemos visto en este artículo, encontramos muchas ventajas a la hora de utilizar programas de facturación y una de ellas es la automatización de la emisión de facturas.
Los programas de facturación también podemos personalizar la factura eligiendo la plantilla de factura que más nos guste o que vaya con nuestra empresa.
Una vez hemos seleccionado la plantilla de cómo será la factura podemos hacerla a nuestro gusto añadiendo por ejemplo, el logo de la empresa.
El paso siguiente es emitir la información que tiene que tener precisamente la factura, para llevar a cabo esto tenemos que completar los requisitos que tiene una factura:
⦁ Datos fiscales de la empresa
⦁ Datos fiscales del receptor de la factura
⦁ Concepto
⦁ Importe de la operación
⦁ Tipo de IVA
⦁ Forma de pago
Estos campos siempre van a estar predefinidos en el sistema de facturación, por lo que, seleccionando el cliente, los servicios o el modo de pago estará hecho ya que esos datos ya se encuentran ubicados en la base de datos del sistema.
Más utilidades de los programas de facturación
Ya hemos visto algunas de las más importantes funciones de los programas de facturación, pero encontramos algunas más a modo de conclusión. En función del tipo de programa de facturación que utilices puedes poder hacer cosas mucho más específicas.
Por ejemplo, podrás además de gestionar la contabilidad de la empresa y emitir facturas, pero también adicionalmente crear presupuestos, albaranes y órdenes de compra.
